Secrétaire administratif : salaire, rôle & compétences [Fiche métier]

Rôle d’un secrétaire administratif

Pourquoi faire appel à un secrétaire administratif ? Aujourd’hui, le rôle de l’assistant administratif est aussi large que varié. Mais sa mission première reste de vous faire gagner du temps sur les tâches administratives et chronophages que vous pouvez déléguer. En vous délestant du poids de l’administratif et des obligations qui y sont attachées, vous restez concentré sur votre cœur de métier et les missions de stratégie indispensable à la croissance de votre entreprise.

Comment reconnaître un bon secrétaire administratif ? Qu’il soit salarié ou indépendant, vous devez examiner trois choses : ses compétences, son expérience, et son adaptabilité.

Compétences de l’assistant administratif

Comme n’importe quel collaborateur, le secrétaire administratif possède des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être à faire matcher avec votre entreprise.

Savoirs

Pour accéder au métier d'assistant administratif, il est recommandé d'avoir au moins un diplôme de niveau Bac, tel qu'un Bac professionnel en gestion administration ou un BTS en techniques de secrétariat ou de gestion. En fonction du secteur dans lequel vous travaillez, il est également bon de vérifier que votre futur secrétaire possède des compétences linguistiques.

Avec l’expérience, le secrétaire administratif développe de solides compétences dans trois domaines :

• Budgétaire (maîtrise des normes et gestion budgétaire, maîtrise de logiciels comptables)
• Organisationnel (méthode de classement et d’archivage, numérisation de dossiers)
• Communication (prise de notes, communication orale, écrite et numérique)

Bon à savoir : les secrétaires administratifs peuvent évoluer vers des postes tels que secrétaire de direction, secrétaire comptable ou assistant commercial. Tout dépendra de leur expérience et des compétences acquises dans l’entreprise.

Savoir-être

Responsable des questions touchant l’organisation et l’administration, un bon assistant administratif doit être :

• A l'écoute et faire preuve d'empathie, notamment envers les clients et les fournisseurs.
• Organisé dans son travail en s’adaptant aux objectifs et aux priorités.
• Rigoureux et précis.

Savoir-faire

Ses savoir-faire sont multiples. La fiche ROME - M1605 en donne un parfait aperçu :

Bien entendu, cette liste est modulable et non exhaustive. A vous de réfléchir à vos besoins et de délimiter la fiche de poste de votre secrétaire administratif, en pensant à ses perspectives d’évolution.

Coût d’un secrétaire administratif

L’idée de confier certaines tâches à un nouveau collaborateur est parfois intimidante, notamment pour ceux qui souhaitent recourir à une secrétaire indépendante. Le budget et le temps d’intégration peuvent constituer un frein à l’embauche. Mais freins sont en réalité psychologiques. Voyez les tarifs.

Salaires / Tarifs

Le salaire moyen d'un assistant administratif salarié se situe généralement entre 1600 et 2000€ bruts par mois, et peut augmenter avec l'expérience. Pour les profils les plus expérimentés, comptez 2500€ bruts mensuels.

Comme pour les assistants salariés, la tarification d'une secrétaire indépendante varie en fonction de son expérience, ses compétences, la région géographique, la complexité des missions ou encore le secteur d’activité. Les secrétaires qui travaillent dans des cabinets comptables, des cabinets juridiques ou encore des structures médico-sociales par exemple, ont en général un tarif plus élevé en raison de leur spécialisation.   

Bon à savoir : il existe plusieurs méthodes de facturation dans le milieu freelance et des indépendants. Ces secrétaires facturent à l'heure, à la journée ou proposent des forfaits. De manière générale, les tarifs horaires varient entre 20 € et 50 € HT de l’heure en fonction des facteurs que nous avons énumérés.

En pratique, faire appel à un service de secrétariat externalisé est moins onéreux qu’une secrétaire salariée. C’est mathématique : dans la mesure où il ne s’agit pas d’une embauche à temps plein, seul le volume horaire que vous avez négocié vous sera facturé. Un avantage considérable pour les PME ou les indépendants qui ont des besoins ponctuels dans l’année ou un petit volume d’heures à confier.

Certaines entreprises proposent également des forfaits mensuels qui incluent un nombre fixe d'heures de travail de secrétariat chaque mois. Chez TheAssistant, nous proposons un système de facturation à la tâche ou d’abonnement, avec un premier forfait à partir de 1,25€ HT par action.

Discutez des tarifs et des modalités de paiement directement avec le secrétaire indépendant pour éviter les confusions. Comparez les devis et n’hésitez pas à recourir au sur-mesure. Vous pouvez également choisir externaliser recrutement pour gagner du temps et faire confiance à un professionnel comme le nôtre.

Matériel nécessaire au secrétaire administratif

L'assistant administratif utilise principalement des logiciels bureautiques tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des outils de communication électronique tels qu'Internet et les messageries électroniques. Pas grand-chose que vous n’ayez déjà ou qui font partie de ses charges s’il est indépendant.

Polyvalent et organisé, le secrétaire administratif est là pour soutenir votre équipe, et vous aider à avancer plus sereinement sur le chemin de la croissance.

En résumé :

• Rôle d'un secrétaire administratif :

Gagner du temps sur les tâches administratives.

Se concentrer sur le cœur de métier et les missions stratégiques.

• Compétences requises :

Savoirs : Diplôme Bac, compétences linguistiques.

Savoir-être : À l'écoute, organisé, rigoureux.

Savoir-faire : Gestion administrative, communication, organisation.

• Opportunités d'évolution professionnelle :

Possibilité d'évoluer vers des postes de direction ou commerciaux.

• Coût d'un secrétaire administratif :

Salaires : Entre 1600 et 2500€ bruts/mois selon l'expérience.

Tarifs pour les indépendants : Varient de 20€ à 50€ HT de l'heure.

Avantages de l'externalisation : Coût horaire négocié, pas d'embauche à temps plein.

• Matériel utilisé :

Logiciels bureautiques standard (Microsoft Office).

Outils de communication électronique (Internet, messageries électroniques).