Quelles sont les compétences clés d’un office manager ?

La diversité des compétences d’un office manager est précisément ce qui va faire que celui-ci sera bon, ou excellent. Il est tentant d’inscrire « couteau suisse » dans une annonce de recrutement, tant ce terme en vogue est révélateur du poste d’office manager. Il ne faut cependant ni s’éparpiller ni demeurer trop vague. Le risque est de se retrouver avec un profil qui saura certes faire plein de choses, mais n’en fera aucune vraiment bien. Nous allons donc, dans cet article, passer en revue les compétences clés d’un office manager pour vous aider à recruter la perle rare !

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Qu’est-ce qu’un office manager ?

Commençons par un bref rappel de ce qu’est un office manager afin que vous soyez certain qu’il s’agit du profil qu’il vous faut.

Le rôle de l’office manager est de soulager ses supérieurs de diverses tâches. Chef d’orchestre de l’organisation, il jongle entre l’administratif, la comptabilité, le juridique et les ressources humaines. Son rôle et ses fonctions varient selon la taille de l’entreprise qui l’emploie. Autrement dit, l’office manager s’adapte à vos besoins.

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Exemples de tâches d’un office manager :

• Saisir sur un logiciel de comptabilité
• Commander un coursier
• Envoyer un courrier recommandé
• Commander des fournitures
• Rédiger un bail
• Collecter et classer des documents administratifs
• Participer à l’organisation d’événements
• Répondre aux emails
• Aider au recrutement
• Être garant de la marque employeur

6 compétences que doit avoir votre office manager

1. La prise de décision

Les choses vont à cent à l’heure pour les chefs d’entreprise, qui doivent régulièrement prendre des décisions importantes. Il peut s'agir du changement de fournisseur Internet ou du choix de l’ordre de priorité des tâches à venir. Quoi qu’il en soit, les dirigeants ont toujours quelque chose en tête. L’office manager, quant à lui, passe son temps à gérer les problèmes du bureau. Il est donc essentiel qu’il ait des compétences en matière de prise de décision. Le fait de traiter les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent, dans le calme et de façon autonome, fait d'un office manager une aide précieuse. 

2. La flexibilité

L’office manager observe sa liste de tâches bien remplie et doit décider quelles sont celles à aborder en premier même quand tout semble prioritaire. Il doit aussi faire face à des collègues qui l’interrompent avec des questions urgentes. Bien sûr, l’office manager veut aussi faire plaisir et se rendre utile car il est en première ligne pour créer une bonne culture d’entreprise. En raison de la diversité de son travail, l’office manager doit rester flexible tout en gérant de multiples priorités.

3. Une aisance relationnelle

La communication est une compétence essentielle pour l’office manager. Celui-ci travaille à longueur de journée avec des personnes qui ont des personnalités et des postes différents. À ce titre, l’office manager doit adapter son style de communication pour relayer les messages de manière adaptée et efficace. L’aisance relationnelle doit aller de pair avec des qualités rédactionnelles puisque l’office manager est amené à la fois à répondre au téléphone et aux courriels.

Par ailleurs, la maîtrise de l’anglais est souvent exigée. N’oubliez pas de le mentionner si votre entreprise travaille avec une clientèle étrangère.

4. L’esprit d’équipe

Nous travaillons tellement mieux lorsque nous collaborons main dans la main avec ceux qui nous entourent ! L’office manager se doit de collaborer avec son supérieur, partager ses idées et ses opinions afin d’avancer vers un objectif commun. La collaboration contribue à la réussite des entreprises. Ce n'est pas pour rien que les entreprises disposent aujourd'hui d'un si grand nombre d'outils collaboratifs tels que Slack, Trello, Google Drive ou Microsoft Teams. Pensez à ceux que vous utilisez déjà dans votre entreprise. L’entretien sera l’occasion de savoir si votre candidat au poste d’office manager est déjà familier ou non de ces outils. Mieux, il en aura peut-être d’autres à vous proposer !

5. Une bonne connaissance des technologies

L’office manager doit se tenir au courant des derniers équipements, applications et technologies que ses collègues utilisent régulièrement. Pour son usage personnel d’une part, mais aussi pour pouvoir former/aider ses collègues lorsque cela s’avère nécessaire. Il va de soi que l’office manager doit au minima savoir utiliser la suite Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint…).

6. Le souci du détail

Un excellent office manager vous donnera l'impression que le bureau tourne tout seul (ce qui, nous le savons, n'est pas le cas). Il passe de l'organisation de grands projets, à la négociation d'accords en passant par la vérification des stocks de café. Il s’assure que tout le monde a un ordinateur portable en état de marche et que l'air conditionné fonctionne. Toutes ces tâches, des plus petites aux plus grandes, affectent le personnel lorsqu'elles sont mal exécutées. L’office managers s'assure que tout fonctionne bien, ce qui ne peut se faire sans la prise en compte des moindres détails. Il est celui qui pensera à ce que tout le monde avait oublié.