Diagramme de Gantt : définition, utilisation et création

Imaginez-vous en train de jongler avec une dizaine de balles en même temps. Il vous faut veiller à chacune d’entre elles, orchestrer vos faits et gestes afin qu’aucune ne touche le sol. Car si cela arrivait, votre performance serait gâchée.

C’est un peu la même idée avec la gestion de projet. Vous devez en effet contrôler un grand nombre d'activités en vous assurant qu'elles se réalisent dans les délais impartis. C'est la raison pour laquelle il est particulièrement utile de visualiser ce qui doit être fait et de savoir, d'un coup d'œil, quand chaque tâche doit être terminée. Tout cela et bien plus encore, c’est précisément le but du diagramme de Gantt !

Quel est le rôle du diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projets qui porte le nom de son créateur, le consultant en management Henry Laurence Gantt. Son rôle est de vous donner, sous forme de représentation graphique, une vue d’ensemble d’un projet. Il offre à cette fin un visuel clair des différentes tâches planifiées et de leurs délais et dates d’échéances.

Les diagrammes de Gantt peuvent être utilisés pour des projets de toute taille, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez. Ils fonctionnent pour tout domaine, de la fabrication d’un produit à la stratégie marketing en passant par le développement de logiciels.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt?

La plupart du temps, on retrouve dans un diagramme de Gantt les 3 principales composantes suivantes :

• Les tâches : elles composent le projet et sont nécessaires à sa réalisation ;
• Les dates : celles de début et de fin du projet et de chacune de ces tâches ;
• La durée : celle estimée pour chaque tâche (en jours, semaines ou mois) ;

Dans le cas de diagrammes plus complexes, d’autres composantes peuvent être ajoutées, telles que :

• La dépendance entre les tâches : certaines ne pourront être exécutées qu’en fonction de l’avancement d’une autre ;
• La progression : l’état d’avancement de chaque tâche, pouvant être matérialisé par un pourcentage ;

• L’attribution : de telle tâche à tel membre de l’équipe ;

Comment créer un diagramme gratuitement avec Excel ?

Nous allons réaliser la base d’un diagramme de Gantt dans Excel. Ainsi, vous vous rendrez compte à quel point cet outil de planification est flexible et pratique.

1. Commencez par lister toutes les tâches dans la colonne A.

Pour apprendre à prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, nous vous recommandons d’utiliser la matrice d’Eisenhower. Cette technique vous aidera notamment à identifier les tâches pouvant être déléguées, à un assistant administratif par exemple.

2. Inscrivez ensuite les dates de début et de fin de chaque tâche dans les colonnes B et C.
3. Dans la colonne D, utilisez la formule =C2-B2 pour calculer la durée de chaque tâche. Etendez la formule à l’ensemble de la colonne.

Voici ce que vous devriez avoir obtenu à l’étape 3.

4. Dans l'onglet « Insertion », cliquez sur l'option « Insérer un graphique à barres empilées » dans le groupe « Graphiques ». Choisissez la disposition horizontale pour obtenir votre zone de diagramme de Gantt.

5. Remplissez le tableau avec les données en cliquant sur « sélectionner des données », puis formatez le diagramme selon vos souhaits. Le réglage des données étant la partie la plus longue, nous pensons qu’un tutoriel YouTube sera bien plus simple à comprendre qu’une série d’indications écrites.

Encore mieux, vous pouvez télécharger un modèle de diagramme de Gantt avec ce template gratuit proposé par Microsoft ! 

Pourquoi utiliser ce type de diagramme ?

Voici quelques avantages dont vous profiterez avec l'utilisation d'un diagramme de Gantt pour structurer vos projets :

• Gain en efficacité : la méthode Gantt aide les chefs de projet à calculer des délais d'exécution réalistes et à fixer des objectifs en fonction des ressources disponibles. Ces deux avantages réduisent la perte de temps et augmentent la productivité.
• Fluidification du travail d'équipe : les membres de l'équipe ont accès aux mêmes informations concernant les étapes et l'avancement d’un projet. Ainsi, il est possible de tenir tous les membres de l'équipe, y compris les travailleurs à distance, responsables de leurs tâches. Les diagrammes de Gantt aident par ailleurs les équipes à mieux gérer plusieurs projets à la fois, ce qui engendre une plus grande polyvalence.

Une visualisation gage de clarté : un diagramme de Gantt est une feuille de route qui facilite la gestion, le suivi et l'organisation des composantes du projet. L’outil donne une vue d'ensemble du calendrier et des tâches du projet. Il offre également une visibilité de haut niveau sur le « qui », le « quoi », le « quand » et le « où » d'un projet. Les employés voient d’un coup d’œil l'état d'avancement du projet ou de l’une de ses phases.