Top 10 des tâches chronophages

1. Gérer l’administratif

L’administratif est la bête noire de beaucoup de travailleurs, cela prend trop de temps. Certains ont même développé une phobie. Automatiser son business est la meilleure solution pour aider vos collaborateurs à se concentrer sur la stratégie ou leur cœur de métier.

2. Organiser des réunions

La réunionite fait des ravages. Pour gagner du temps, assurez-vous que chaque réunion a un objectif clair et précis, et qu'un ordre du jour a été distribué à l'avance. Limitez la durée des réunions et encouragez les participants à prendre la parole. Et rappelez-vous : pas de réunion si l’envoi d’un mail est suffisant.

3. Rédiger des reportings

Bien qu’ils soient essentiellement pour mesurer l’évolution des actions prises par l’entreprise, les reportings sont longs à rédiger. Déléguer cette tâche à un assistant indépendant ou automatiser la rédaction de ses rapports, sont des solutions idéales pour gagner du temps.

4. Répondre au téléphone

Bien que les clients utilisent de plus en plus l’email, il leur arrive de téléphoner. Traiter ces appels est chronophage et coupe les employés dans la tâche qu’ils étaient en train d’accomplir. Il faut en moyenne 20 min pour pouvoir se remettre pleinement dans ce qu’on traitait. Pour éviter cette perte de temps, pensez au secrétariat externalisé. Flexible et qualifiée, une secrétaire indépendante intervient suivant vos besoins et permet à vous et à vos collaborateurs d’être pleinement concentrés sans risque d’être dérangés par des appels intempestifs.

5. La microgestion

La microgestion a tendance à ralentir le travail de l'équipe et générer du stress. Encouragez une culture d'autonomie où les membres de l'équipe sont responsables de leurs tâches et des résultats. Donnez-leur la possibilité de prendre des décisions et de contribuer activement aux projets. Cela favorise un climat de confiance, de responsabilité et d'engagement, tout en permettant de vous concentrer sur des tâches de gestion plus stratégiques.

6. Envoyer des emails

Beaucoup de tâches chronophages peuvent être automatisées. C’est le cas de nombreux emails comme les accusés réceptions ou les relances. Pour automatiser l’envoi mail, pas besoin d’outils complexes, Word et Excel vous offrent cette possibilité. On parle parfois de publipostage. Mais certains logiciels proposent des modèles prêts à l’emploi comme les logiciels de comptabilité souvent accompagnés de modèles de relance.

7. Répondre à des demandes récurrentes

Il arrive régulièrement que plusieurs collaborateurs posent la même question. Pour apporter des réponses claires et précises à ses interrogations récurrentes, rédigez des fiches pratiques facilement accessibles pour que l’information circule bien et votre équipe informée et alertée des mises à jour.

8. Suivre l’avancement d’un projet

Investissez dans des outils de gestion de projet efficaces pour faciliter la collaboration, la planification et le suivi des tâches. Ces outils peuvent aider à réduire le temps consacré aux tâches administratives et à garder une vue d'ensemble des projets en cours (tableau Kanban, Slack, etc).

9. Former ses collaborateurs

En tant que manager, encouragez la formation continue et les opportunités d'apprentissage. Travaillez avec le RH pour proposer les meilleures opportunités de développement de compétences à vos équipiers. Au besoin, confiez cette tâche à un assistant administratif. Votre équipe se sentira valorisée et s’investira plus dans les projets.

10. Gérer les conflits

Quand un conflit survient, il est important d'intervenir rapidement. Encouragez un dialogue ouvert et respectueux entre les parties impliquées dans le conflit. Évitez de blâmer ou de critiquer publiquement, préférez les discussions constructives en privé. Soyez un médiateur pour faciliter la communication et trouvez des solutions concrètes qui répondent aux besoins de chacun.

Rationaliser les tâches chronophages permet de gagner du temps et renforcer la cohésion de l'équipe.  Chacun se sent valorisé, engagé et contribue pleinement à la réussite collective.

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FAQ

Quelles sont les tâches chronophages qui peuvent nuire à l'esprit d'équipe ?
Les tâches chronophages incluent les réunions inefficaces, la gestion des conflits non résolus, la communication inadéquate, les contrôles excessifs et les tâches administratives.

Comment organiser des réunions efficaces ? 
Pour des réunions productives, définissez un objectif clair, préparez un ordre du jour à l'avance, limitez la durée, encouragez la participation active et assurez-vous de conclure avec des actions à entreprendre.

Comment favoriser la communication ?
Encouragez un environnement où les membres se sentent à l'aise pour partager leurs idées et opinions. Utilisez des outils de communication adaptés et soyez disponible pour écouter activement.

Comment favoriser la collaboration ? 
Organisez des projets collaboratifs et des activités de team-building. Encouragez les échanges d'idées et de compétences entre les membres de l'équipe. 

Comment gagner du temps avec des outils de gestion de projet ? 
Investissez dans des outils de gestion de projet efficaces pour faciliter la collaboration, la planification et le suivi des tâches, réduisant ainsi les tâches administratives.

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