Comment créer un compte-rendu de réunion efficace ?

Quels que soient le type et la raison de la rencontre, le compte-rendu de réunion est un outil qui vous aide à atteindre les objectifs et à mettre en place les actions nécessaires. Bien plus qu’une simple synthèse, votre compte-rendu est indispensable. En revanche, sa construction est importante pour qu’il soit pertinent.

Découvrez dans cet article comment créer un compte-rendu efficace.

Pourquoi rédiger un compte-rendu de réunion ?

Tout d’abord, commençons par rappeler ce qu’est un compte-rendu de réunion. Comme son nom l’indique, ce document est établi à la suite d’une réunion dans le but de centraliser les échanges, les idées et les décisions qui ont eu lieu au cours de la rencontre. Cet outil fait partie intégrante d’une gestion de réunion efficace.

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Le compte-rendu de réunion possède un rôle essentiel, il permet de :

• Conserver une trace écrite des échanges,
• Informer sur les décisions prises,
• Fixer les objectifs et rappeler les responsabilités de chaque participant,
• Optimiser l’organisation d’un projet grâce à un suivi précis des actions,
• Diffuser facilement les informations auprès des personnes concernées,
• Anticiper la préparation des futures réunions.

Quelles sont les méthodes pour construire un compte-rendu de réunion efficace ?

Loin de reprendre en détail tout ce qui a été dit lors de la réunion, votre compte-rendu doit être une synthèse exhaustive des éléments annoncés durant la rencontre afin d’informer et d’être compris rapidement. 

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Bien évidemment, certains conseils peuvent vous aider à construire un bon compte-rendu :

• Préparer votre document en amont. En ayant une vision sur les éléments attendus dans votre compte-rendu, vous optimisez votre temps et gagnez en efficacité lors de sa rédaction.
• Prendre des notes. Pour anticiper la rédaction de votre compte-rendu, nous vous conseillons de prendre des notes au cours de la réunion. En revanche, si être l’animateur de la rencontre, attribuez le rôle de preneur de notes à l’un des participants ou optez pour l’enregistrement à l’aide de votre smartphone.
• Rédiger le compte-rendu rapidement. N’attendez pas trop longtemps pour établir votre compte-rendu. Il est préférable de le rédiger aussitôt après la réunion pour avoir encore les informations en tête et éviter les oublis.
• Construire un document explicatif et concis. Pour être efficace, votre compte-rendu doit aller à l’essentiel à travers des informations précises, des échanges synthétisés et des objectifs clairs. 

Qui doit rédiger le compte-rendu de réunion ?

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Avant même de vous pencher sur le contenu du compte-rendu de réunion, il est important de savoir qui se charge de sa rédaction. En tant qu’organisateur et animateur de réunion, vous pouvez choisir d’établir vous-même le compte-rendu pour marquer l’aboutissement de votre travail.

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Vous pouvez également confier cette mission à un spécialiste tel que l’assistant administratif, afin de gagner du temps et de vous garantir un compte-rendu pertinent et efficace.

Quels éléments doivent figurer dans le compte-rendu de réunion ?

Concernant la mise en forme, vous êtes libre de présenter votre compte-rendu de réunion comme vous le souhaitez. En revanche, il est important que le contenu de document soit parfaitement structuré.

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Pour cela, vous pouvez structurer le compte-rendu de réunion en 3 étapes.

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Étape 1 - L’introduction :

• Annoncer la date et l’heure de la réunion,
• Rappeler l’ordre du jour,
• Lister les personnes présentes en précisant leur service ou leur poste,
• Lister les parties prenantes du projet qui n’étaient pas présentes,
• Indiquer l’objectif de la réunion. 

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Étape 2 - Le développement :

• Présenter les thèmes et les sujets abordés,
• Synthétiser et rappeler les échanges qui ont eu lieu dans l’ordre chronologique. Vous pouvez joindre des documents pour illustrer les propos.

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Étape 3 : La conclusion :

• Annoncer les décisions prises,
• Rappeler les objectifs fixés lors de la réunion. Afin qu’ils soient clairs et compris de tous, nous vous recommandons d’utiliser les indicateurs appliqués aux objectifs SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.
• Lister les actions à mener. Pensez à préciser qui assure la gestion et le suivi de chaque action ainsi que les échéances fixées.
• Inscrire la date et le lieu de la prochaine réunion.

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N’oubliez pas de relire attentivement vos informations pour vous assurer d’être clair, précis et pertinent. Les personnes qui n’étaient pas présentes à la réunion doivent comprendre facilement les échanges qui ont eu lieu et les décisions qui ont été prises grâce à votre document. Votre compte-rendu de réunion est désormais prêt !

Comment envoyer le compte-rendu de réunion ?

Une fois que votre document est prêt et validé, il ne vous reste plus qu’à le diffuser auprès des personnes concernées. Pour cela, nous vous conseillons d’envoyer votre compte-rendu de réunion au plus vite, 3 jours maximum après la rencontre, pour que les participants aient encore en tête les informations liées à la réunion.